帳簿及び計算書類の保存期間について
今回は法定帳簿及び任意帳簿、計算書類の保存期間についてお話をしたいと思います。
さてまずは「法定帳簿」「任意帳簿」「計算書類」とはなんでしょうか。
「法定帳簿」とは一般的に労働基準法により①社員名簿 ②賃金台帳 ③タイムカードが「法定3帳簿」として一般的に呼ばれておりますが、その他収入金額や必要経費を記載すべき帳簿も法定帳簿と呼ばれ一定期間の保存を要する書類として義務付けされています。
それに対して「任意帳簿」とは業務に関して任意で作成した帳簿、受領した請求書・領収書等の書類を呼びます。
「計算書類」とは会社法第432条・第435条で定められた各事業年度にかかる計算書類のことで「貸借対照表、損益計算書その他株式会社の財産及び損益の状況を示すために必要かつ適当なものとして法務省例で定めるもの」を指します。
さて保存期間ですが、帳簿に関しては平成26年1月から記帳、帳簿等の保存義務が国税局のページで告知があり以下の通りとなっています。
保存方法に関しては紙媒体と電子帳簿保存法が指定されています。帳簿の保存方法が電子帳簿保存を選択する場合は事前に所轄税務署に申請書が必要となります。
【帳簿書類の保存期間】
【帳簿】
- 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） 保存期間7年
- 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）保存期間5年
- 法定3帳簿 保存期間３年
※雇用保険・穂保険者の資格取得・喪失は退職後４年間、社会保険の関係書類は２年
【書類】
- 決算に関して作成した棚卸し表その他の書類 保存期間5年
- 業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 保存期間5年
【計算書類の保存期間】
- 貸借対照表、損益計算書その他株式会社の財産及び損益の状況を示すために必要かつ適当なものとして法務省例で定めるもの 保存期間10年
いかがでしょうか。
保存方法については今年から帳簿保存義務等の変更があり保存方法等、再度検討する企業も多いのではないでしょうか。
また、私のように起業を設立して間のない方などは帳簿記帳の仕方・保存方法などに混乱が生じてしまう方も多いのではないでしょうか。
そういった方には帳簿等に記帳について税理士等による記帳指導や会計ソフトを利用した記帳指導などを無料で行っているようです。
そういった機会をぜひ利用して正確な経理を目指して経理処理・帳簿・書類保存を行っていきましょう。
会社法第432条
株式会社は、法務省例でさだめるところにより、適時に正確な会計帳簿を作成しなければならない。
2 株式会社は、会計帳簿の閉鎖のときから10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。
会社法第435条 計算書類等の作成及び保存
株式会社は法務省例で定めるところにより、その成立の日における貸借対照表を作成しなければならない。
2 株式会社は、法務省例で定めるところにより、各事業年度にかかる計算書類（貸借対照表、損益計算書その他株式会社の財産及び損益の状況を示すために必要かつ適当なものとして法務省例で定めるものをいう。
3 計算書類及び事業報告並びにこれらの付属明細書は、電磁的記録をもって作成することができる。
4 株式会社は、計算書類を作成したときから10年間、当該計算書類及びその附属明細書を保存しなければならない。
最後に税や税率に関してですが、再確認の目的で一度は「市役所」「県税事務所」「国税局」のホームページで必ず確認してから記入することが必要だと実感しています。